Politica de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S.

 

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., comprometida con la seguridad de los datos que le son suministrados por parte de clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y público en general, dando cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Constitución Política Art. 15 y Art. 20, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta esta Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) con relación al suministro que se dé a la información personal, su uso y si esta es compartida, en razón de la autorización que es dada por el titular.

 

De esta manera, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas, que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 NOMBRE DE LA SOCIEDAD: FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., sociedad comercial, domiciliada en Quibdó, constituida mediante documento privado de Septiembre 01 de 2011, inscrita en la Cámara de Comercio del Chocó, en Septiembre 11 de 2011, en el libro 9, bajo el número 4489.

 DOMICILIO Y DIRECCIÓN: FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., tiene su domicilio principal en la ciudad de Quibdó, cuya sede se encuentra ubicada en la Calle 28 #6-66.

 

NIT. 900.466.373-7

CORREO ELECTRÓNICO: proteccion.datos@funerariadelacosta.com

TELÉFONO: 4-6712692 4-6708126

Sedes:

  • Istmina: (4)6701458 – 3218165052
  • Nuquí: 3104168273
  • Tadó: (4) 6796152 – 3104191452
  • Bahía Solano: (4) 6827513 – 3218165038

 

PÁGINA WEB: www.funerariadelacosta.com

  1. OBJETO

La política de tratamiento de datos personales de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales que alimentan y constituyen las bases de datos personales de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., cuyo titular sea una persona natural.

 

  1. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

 

  1. PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

 Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

 Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

 Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

 Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

 Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., será de medio.

 Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Principio de Confidencialidad: Todas las personas que en FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
  3. Ser informado por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
  6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
  7.  

Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

  1. Responder y respetar el interés superior de los menores
  2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

VII. DEBERES DE FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y, en consecuencia, ellas, de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos.
  16. Registrar en la base de datos la frase “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
  17. Insertar en la base de datos la frase “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
  19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  20. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 Manifestación de la autorización

 La autorización a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 Medios para otorgar la autorización

FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos (SMS, Whatsapp), Internet, Sitio Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma, por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., de manera previa al tratamiento de los datos personales.

 Prueba de la autorización

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 Revocatoria de la autorización.

 Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales de empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, clientes, usuarios o de cualquier persona con la cual FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. Celebrar y ejecutar en debida forma los contratos de prestación de servicios funerarios, en sus distintas modalidades contractuales, así como los demás contratos celebrados entre FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., y los titulares de la información.
  1. Ejecutar en debida forma los contratos laborales o de prestación de servicios, entre FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., y sus empleados o contratistas independientes, respectivamente.
  1. Celebrar y ejecutar en debida forma los demás contratos celebrados con terceras personas.
  1. Proveer canales expeditos y seguros de comunicación entre los titulares y FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.
  1. Informar sobre nuevos productos ofrecidos por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., o sus aliados comerciales.
  2. Gestionar los procesos de evaluación de la calidad del servicio, atención al cliente y relacionados.
  1. Realizar estudios internos de mercadeo y hábitos de consumo.
  1. Llevar registros históricos y estadísticos sobre prestación de servicios y personas fallecidas.
  1. Tramitar la afiliación a la seguridad social integral (EPS, AFP, ARL).
  1. Pagar aportes y elaborar reporte de novedades para la seguridad social integral (EPS, AFP, ARL) por medio de los operadores de información.
  1. Enviar al correo físico, electrónico, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o publicitaria, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario de nuestros servicios y productos.
  1. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y/o empleados.
  1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos.
  1. Desarrollar el objeto social conforme a sus estatutos
  2. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
  1. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  1. Mantener en contacto a ex empleados, usuarios, clientes y proveedores con intereses afines
  1. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

 

Así mismo, los datos personales serán objeto de transmisión o transferencia a empresas ubicadas en el territorio nacional o de terceros países, con el fin de cumplir con las obligaciones contractuales y lograr el correcto desarrollo de la prestación de los servicios funerarios. En especial, habrá lugar a dicho tratamiento cuando el servicio involucre la repatriación de cuerpos o restos mortales desde o hacia el territorio nacional, así como cuando se busque cumplir con la cobertura nacional del servicio.

Los datos personales suministrados física o electrónicamente por el titular, podrán ser utilizados para allegar información relacionada con el contrato celebrado, el servicio prestado o los demás servicios y productos ofrecidos por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., en correo físico, correo electrónico, mensaje SMS, o cualquier otro tipo de mensaje de datos, así como por comunicación telefónica. Así, podrán allegarse en medio digital o material, documentos como facturas, recibos, constancias de celebración del contrato, constancias de prestación de servicios, requerimientos, notificaciones, invitaciones, o publicidad de la empresa o de otras empresas en las que FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., cuente con participación, o con las que tenga establecidas relaciones comerciales y de negocios.

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá utilizar o revelar la información con fines de defensa jurídica, en procesos judiciales o procedimientos administrativos, con el fin de resguardar su buen nombre, good will, imagen corporativa, patrimonio y demás intereses, siempre que la utilización o revelación de la información, guarde relación con el ejercicio del derecho de defensa y los contratos celebrados con los usuarios.

La información podrá ser objeto de tratamiento por terceros encargados del tratamiento de la misma, siempre que se garantice el cumplimiento de las presentes Políticas, como de las condiciones de seguridad sobre la información

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

 

Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica o estadística. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los derechos del titular
  • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  • El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

 GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

 Consultas:

 

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., garantiza:

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
  • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., al correo electrónico proteccion.datos@funerariadelacosta.com, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Petición de actualización y/o rectificación

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

  1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico proteccion.datos@funerariadelacosta.com o en medio físico dirigido al departamento de Servicio al Cliente indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
  1. FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

  1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  1. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  1. Cuando se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4.  

XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

 FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., aplica las mejores prácticas para la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verifica, cuando corresponda la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos ordenados por la ley.

En cuanto a la privacidad y confidencialidad y reserva de la información, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., siempre suscribe con terceros, en los eventos que medie información privilegiada, un acuerdo marco de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de los datos.

 

XVI. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.

 En cumplimiento de su objeto social y del plan estratégico de desarrollo de FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto1377 de 2013.

FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA C.I. S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, de los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

XVII. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., será la responsable del tratamiento de los datos personales.

El área de Comunicaciones y Mercadeo, será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.

 XVIII. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 20 del mes de Junio de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S., anteriormente.

  MIGUEL MARIANO PEREZ FONTALVO

Representante Legal

FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA C.I. S.A.S.